Современный мир наполнен огромными потоками информации, большим количеством техники и требует от человека выполнения огромного количества дел. Мы постоянно что-то не успеваем, сосредотачиваемся на работе и переносим собственные заветные желания на следующий месяц и следующий год, потому что на них не хватает времени.
Содержание
1. Что такое тайм-менеджмент?
2. Книги по тайм-менеджменту
3. Тесты для определения навыков тайм-менеджмента
4. Как развивать навыки тайм-менеджмента?
5. Дополнительные советы для более эффективного управления временем
Именно поэтому еще в прошлом веке начала разрабатываться эффективная методика, которая позволила бы сократить время на выполнение той или иной задачи, выделить время на отдых и в целом улучшить продуктивность человека. Такая техника называется тайм-менеджментом. Она базируется на психологических особенностях человеческого мозга и достаточно проста для усвоения.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент или организация времени, или управление временем – это специальная технология, позволяющая организовать время таким образом, чтобы повысить его эффективность. Известный принцип Парето гласит, что 20 % усилий приведут к 80 % результата. При этом 80 % усилий дадут не более 20 % результата. В современном мире управление временем является строгой необходимостью для планирования любого проекта, который требует прогнозирования сроков его выполнения.
Распространенные мифы о тайм-менеджменте:
Временем невозможно управлять. Суть тайм-менеджмента заключается не в том, чтобы заставить время течь медленнее. Это действительно невозможно. Задача тайм-менеджмента заключается в умении организовать себя настолько хорошо, чтобы на выполнение задач требовалось меньше времени. Таким образом возрастает продуктивность и время не тратится впустую.
Тайм-менеджмент направлен на увеличение работы. Данный навык не имеет ничего общего с увеличением количества задач или дел. Постоянная работа без отдыха – прямой путь к переутомлению и тревожным расстройствам. Тайм-менеджмент наоборот позволяет найти дополнительное время для отдыха. Его суть заключается в том, чтобы вы успевали больше за меньший промежуток времени.
Тайм-менеджмент превращает в робота, способного только работать. Люди, которые не умеют организовывать время, уже являются роботами и рабами времени. Они ничего не успевают и ежедневно только и делают, что работают, затрачивая на это гораздо больше времени, чем нужно. Правильное управление временем добавляет больше свободы. Один и тот же список дел вы успеваете сделать в 2-3 раза быстрее.
Приемы тайм-менеджмента, вопреки распространенному мнению, необходимы не только руководителям или активным менеджерам. Каждый человек, будь он фрилансер, директор компании или домохозяйка, нуждается в правильной организации своего дня. Приемы тайм-менеджменты обычно универсальны и помогают всем людям одинаково хорошо.
Книги по тайм-менеджменту
Чтобы лучше понять, что представляет собой тайм-менеджмент, а также узнать подкрепленные практикой методики развития навыка, можно почитать специализированную литературу. В современных условиях книг по управлению временем очень много. Самые полезные из представленных на рынке пособий:
Глеб Архангельский, «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»
Немного юмористическая, написанная простым языком книга, которая не только рассказывает о теоретических подходах к планированию времени, но и предлагает примеры российской повседневности. Она поможет читателю понять, как лучше всего распределять свои дела, научит искусству тайм-менеджмента в реалиях РФ.
Алан Лакейн, «Искусство успевать»
Классическая книга в истории изучения тайм-менеджмента. На этот трактат ссылается большое количество новых авторов, поэтому он несомненно заслуживает внимания. В книге содержится все необходимое для постижения искусства распределения времени: теоретический материал, практические инструменты для применения, показательные примеры.
Алена Попова, «Как покорить время? 32 идеи тайм-менеджмента для детей»
Очень интересное произведение для родителей, которое поможет им организовать собственных детей. Таким образом у ребенка еще с малых лет закрепляется навык планирования времени, который принесет огромную пользу в будущем. Книга рассчитана на возраст от 1,5 до 6 лет.
Ричард Темплар, «Правила самоорганизации. Как все успевать, не напрягаясь»
У каждого человека есть ряд нереализованных желаний, на которые всегда не хватает времени. Для начала автор книги рекомендует расслабиться и наслаждаться жизнью. После чего грамотно объясняет, как все успевать и находить время на отдых и выполнение самых разнообразных желаний.
Ли Кокерелл, «Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие»
Автор книги более десятилетия занимался курирование работы разных коллективов, поэтому не понаслышке знает, как важно правильно распределять время. Практический опыт позволил автору разработать наиболее эффективные техники тайм-менеджмента, которыми он делится в своей книге. Каждая методика является полностью универсальной и подойдет для любого вида деятельности.
Прочтение книги не сделает вас специалистом по тайм-менеджменту и не улучшит навыки планирования времени. Чтобы действительно достичь высокого уровня организованности, нужно применять полученные знания из книг на практике, дополнительно проводить тренировки.
Тесты для определения навыков тайм-менеджмента
Для того, чтобы определить свой уровень тайм-менеджмента и понять, какие стороны навыка самые слабые и требуют прицельного внимания, используются специальные тестирования.
Эффективные и достоверные тесты для определения собственных возможностей в сфере тайм-менеджмента:
Опросник самоорганизации деятельности
Тест позволяет определить множество параметров одновременно: тактическое планирование, самоорганизация, стратегическое мышление, структурирование деятельности. Согласно методике тестирования, в основе тайм менеджмента находятся следующие факторы: планомерность, целеустремленность, фиксация, настойчивость, ориентация на настоящий момент, самоорганизация. Опросник состоит из 25 утверждений, каждое из которых может соответствовать тестируемому от 1 балла (совсем нет) до 7 баллов (определенно да). Результаты разбиты в общую шкалу и отдельные таблицы для каждой составляющей навыка.
Тестирование направлено на определение вашей организованности. Опросник содержит ряд вопросов, к каждому из которых даются развернутые или краткие варианты ответа. После прохождения теста производится автоматический подсчет баллов и выдаются результаты. Заключение содержит также рекомендации по прохождению тренингов, направленных на развитие недостающих у вас навыков.
Рациональное распределение времени
Небольшое тестирование, которое включает всего 10 утверждений. На них можно ответить: почти никогда, иногда, часто, почти всегда. На основании отмеченных вариантов производится автоматический подсчет и выдается результат. Заключение определяет, насколько тестируемый является контролером собственного времени.
Очень интересное тестирование, разработанное специально для представителей руководящих должностей, но пройти его могут все желающие. В опроснике содержатся различные гипотетические ситуации, взятые из реальных случаев, происходящих в компании. Также тестируемому предлагаются варианты решения этих ситуаций. На основании выбранных вариантов дается заключение об эффективности управления собственным временем.
Персональная компетентность во времени
Простой опросник, в котором содержится 25 утверждений. В соответствии с реальным положением дел следует отвечать: да, нет или иногда. Каждый ответ дает определенное количество баллов. После окончания тестирования баллы подcчитываются, а затем определяется индивидуальная компетентность в управлении временем.
Прохождение тестов необходимо для того, чтобы увидеть реальное положение дел в сфере тайм-менеджмента. Многие люди склонны обманывать себя и считать, что они правильно распределяют время. Однако практика показывает, что часто такие индивиды способны повысить свою продуктивность в несколько раз, если научатся организовывать себя.
Как развивать навыки тайм-менеджмента?
Умение грамотно распределять время и успевать выполнять запланированные дела не является врожденным навыком. Некоторые люди, конечно, изначально организованы лучше, однако научиться правильному тайм-менеджменту сможет каждый человек.
Принципы тайм-менеджмента, придерживаясь которых, вы будете все успевать:
Суточное планирование. Составляйте конкретный список задач на каждый день. В нем должно быть 3 задачи, которые вы обязуетесь выполнить, 3 дела, которые хорошо бы выполнить, но не обязательно, и 3 пункта, которые хотелось бы выполнить в свободное время, но и без них можно обойтись.
Постановка конкретных целей и задач. Этот принцип базируется на технике SMART. Согласно ему, цель должна одновременно соответствовать 5 параметрам. Она должна быть: конкретной, измеримой, достижимой, актуальной, ограниченной по времени.
Составление плана. Планирование – основа тайм-менеджмента. Возьмите крупную задачу, распределите ее на более мелкие. Для каждого дела выделите определенный срок. Затем каждое дело разбейте на еще более мелкие составляющие и для каждой выделите время.
Расстановка приоритетов. Всегда распределяйте дела на 4 группы. Важные и срочные – делаются в первую очередь. Важные, но не срочные – делаются следующими, так как они оказывают влияние на ваш успех. Срочные, но неважные выполняются в последнюю очередь, так как от них ничего не зависит. Неважные и несрочные не нужно выполнять вообще.
Правильная фокусировка. Этот принцип включает не только умение сосредоточиться на задаче и не отвлекаться. Научитесь передавать часть дел другим сотрудникам, причем отдавайте максимальное количество. Чем выше стоимость вашего времени, тем более дел можно передать другим людям.
Индивидуальное составление правил. Периодически рекомендуется оглядываться назад и анализировать собственный опыт. Отмечайте ошибки, корректируйте свои планы и техники, основываясь на опыте, а не на теоретических правилах.
Планирование отдыха. Это важная часть успешной организации времени и сохранения трудоспособности. Отдых нужно планировать так же, как и задачи. Запрещено экономить на сне – только ежедневный полноценный сон способен достаточно восстановить организм.
Дополнительные советы для более эффективного управления временем
Начать лучше справляться с ежедневными задачами можно прямо сейчас, если придерживаться простых правил:
1. Составляйте списки планируемых дел.
2. Каждый день выделяйте время, чтобы скорректировать список: вычеркнуть из него сделанные задачи, добавить новые, перенести оставшиеся.
3. Расставляйте приоритеты без всяких поблажек.
4. Четко разделяйте срочность и важность. Срочное дело не всегда является важным, а очень нужная задача не всегда должна быть выполнена срочно.
5. Список дел всегда должен находиться при вас. Не забывайте в него заглядывать и определять близкие цели. Иногда решение каких-то задач выполняется мимоходом, потому что для них настал удобный момент.
6. При сравнении нескольких дел, равных по срочности и важности, начинайте с самых сложных.
7. Когда задача занимает менее 5 минут, выполняйте ее немедленно. Ели же ее решение требует больше времени – заносите в список.
8. Установите границы для проверки электронной почты и социальных сетей: в определенное время и определенное количество времени.
9. Ежедневно выделяйте такое время, когда вы можете полностью сосредоточиться на деле с минимальным риском, что кто-то или что-то будет отвлекать.
10. Большую задачу разделяйте на более мелкие. Каждый фрагмент заносите в список и выделяйте ему отдельное время.
11. Для каждого дела в списке назначайте определенное время на выполнение. Причем выделяйте минимальное количество, за которое возможно справиться с задачей. Работа, на которую выделили больше времени, чем было нужно изначально, имеет тенденцию затягиваться именно на это время.
12. Объединяйте дела в группы по разным критериям. Выполняйте дела группами.
13. Вынужденные потери времени используйте для мелких задач. Например, ожидание в очереди, поездка на общественном транспорте позволяют проверить почту, написать необходимое сообщение, прочитать документ и так далее.
Эффективное распределение времени не только повышает вашу эффективность, но и способствует выделению свободного времени на отдых и наслаждение жизнью. Таким образом, тайм-менеджмент – полезный и улучшающий качество жизни навык.
